Το Excel μπορεί να είναι το σωστό εργαλείο για τη δουλειά σας. Η μετάβαση από Excel σε web εφαρμογή έχει νόημα όταν πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν την ίδια διαδικασία, με διαφορετικά δικαιώματα και συμφωνημένο ιστορικό αλλαγών, αλλά εξακολουθούν να βασίζονται σε εκδόσεις που κυκλοφορούν με email ή σε τύπους που γνωρίζει ένας άνθρωπος. Σε αυτό το σημείο η διαδικασία έχει ξεπεράσει το αρχείο, και αναλαμβάνω να τη μεταφέρω σε εφαρμογή.
Πριν σχεδιάσω την εφαρμογή, καταγράφω τους τύπους, τις πηγές δεδομένων, τους κανόνες και τα χειροκίνητα βήματα. Ξεχωρίζω ποια λογική πρέπει να μεταφερθεί, ποια χρειάζεται νέο σχεδιασμό και ποια αποτελέσματα θα χρησιμοποιήσω για να ελέγξω αν η νέα εφαρμογή υπολογίζει σωστά. Με βάση αυτά ορίζω το dashboard (πίνακας δεδομένων), το database schema και τις διασυνδέσεις.
Το Excel δεν είναι από μόνο του το πρόβλημα. Στο Microsoft 365 υποστηρίζει ταυτόχρονη επεξεργασία, ιστορικό εκδόσεων, προβολή αλλαγών και περιορισμούς πρόσβασης. Η μετάβαση χρειάζεται όταν αυτές οι δυνατότητες δεν καλύπτουν πλέον τις απαιτήσεις της διαδικασίας, όχι επειδή το Excel έχει κάποιο αυθαίρετο όριο χρήσης.
Στη web εφαρμογή ορίζω ποιος μπορεί να δει δεδομένα ή να εκτελέσει συγκεκριμένες ενέργειες, ποιοι έλεγχοι εφαρμόζονται στην καταχώριση και ποιες αλλαγές καταγράφονται. Τα dashboards αντλούν στοιχεία από τις συμφωνημένες πηγές δεδομένων. Πριν από την παράδοση συγκρίνω τα κρίσιμα αποτελέσματα με το αρχείο αναφοράς και μεταφέρω τα ιστορικά δεδομένα με τους συμφωνημένους ελέγχους.
Τι σας δίνει η μετάβαση από Excel σε web εφαρμογή
- Κοινή εφαρμογή για πολλούς χρήστες, με δικαιώματα ανά ρόλο αντί για τοπικές εκδόσεις που ανταλλάσσονται με email
- Dashboards και αναφορές που ενημερώνονται από τις συμφωνημένες πηγές δεδομένων
- Έλεγχοι κατά την καταχώριση και ιστορικό για να εντοπίζεται τι άλλαξε και πότε
- Αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων βημάτων που συμφωνούμε για το έργο
Μπορεί πραγματικά κάθε αρχείο Excel να γίνει web εφαρμογή;
Όχι όλα με τον ίδιο τρόπο. Οι σύνθετοι τύποι και η λογική των pivot tables μπορούν συνήθως να μεταφερθούν, ενώ ορισμένα macros χρειάζονται διαφορετικό σχεδιασμό. Ο τεχνικός έλεγχος δείχνει τι είναι εφικτό, ποια σημεία χρειάζονται αλλαγή και τι κοστίζει πριν δεσμευτείτε.
Τι γίνεται με τα υπάρχοντα δεδομένα μας;
Ορίζω μαζί σας ποια δεδομένα θα μεταφερθούν και ποιους ελέγχους θα χρησιμοποιήσω για να επιβεβαιώσω το αποτέλεσμα. Η μεταφορά αποτελεί μέρος του έργου. Μετά τη θέση σε λειτουργία η εφαρμογή καταγράφει τις αλλαγές στα δεδομένα που έχουμε συμφωνήσει, μαζί με το ποιος τις έκανε και πότε.
Πόσο διαρκεί ένα έργο από Excel σε web εφαρμογή;
Η διάρκεια εξαρτάται από τους τύπους, τις πηγές δεδομένων, τις διασυνδέσεις, τις ροές έγκρισης και τον έλεγχο της μεταφοράς. Μετά τον τεχνικό έλεγχο δίνω συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα με ορόσημα.
Θα χρειαστεί εκπαίδευση η ομάδα;
Ναι, για τις νέες ροές και τα δικαιώματα. Σχεδιάζω το interface με βάση τη διαδικασία που ήδη γνωρίζει η ομάδα και, στην παράδοση, εξηγώ τις βασικές ενέργειες και δίνω τεκμηρίωση.
Άλλες υπηρεσίες
Επικοινωνία
Αθήνα, συνεργασία εξ αποστάσεως με ομάδες σε ΕΕ & ΗΠΑ
info@offline-web.com