Όταν μια αναφορά χρειάζεται στοιχεία από διαφορετικά αρχεία, το δύσκολο μέρος δεν είναι το γράφημα. Πριν τη δει η ομάδα, κάποιος συγκεντρώνει εκδόσεις, αντιστοιχίζει ονομασίες και ελέγχει γιατί δύο σύνολα δεν συμφωνούν. Αν αυτό επαναλαμβάνεται, το πρόβλημα βρίσκεται στην προετοιμασία των δεδομένων και όχι στην παρουσίασή τους.
Ένα custom dashboard (πίνακας δεδομένων) μπορεί να συγκεντρώσει την αναφορά, αλλά δεν διορθώνει από μόνο του τις πηγές. Πριν σχεδιάσω οθόνες, ορίζω από πού έρχεται κάθε πεδίο και ποιους ελέγχους περνά. Η δουλειά αρχίζει από εκεί.
Η κοινή αναφορά αρχίζει από τα δεδομένα
Χαρτογραφώ τα αρχεία, τις βάσεις και τα API που τροφοδοτούν σήμερα την αναφορά. Για κάθε μέτρηση καταγράφω από πού προέρχεται και πώς υπολογίζεται. Πριν σχεδιάσω την πρώτη οθόνη, ξεκαθαρίζω τις ασυμφωνίες και ποιους ελέγχους χρειάζεται να συνεχίσετε να κάνετε με το χέρι.
Το Excel στο Microsoft 365 υποστηρίζει δικαιώματα, ιστορικό εκδόσεων και προβολή αλλαγών. Το Excel από μόνο του δεν είναι το πρόβλημα. Η δυσκολία βρίσκεται στα τοπικά αντίγραφα, στις εγκρίσεις έξω από το αρχείο και στη χειροκίνητη συμφωνία ανάμεσα σε πολλές πηγές.
Μία κοινή εικόνα της λειτουργίας
Το dashboard δεν χρειάζεται να αντικαταστήσει τα συστήματα που ήδη χρησιμοποιείτε. Μπορεί να διαβάζει τα δεδομένα τους και να εφαρμόζει τον ίδιο υπολογισμό κάθε φορά. Όπου το απαιτεί η διαδικασία, προσθέτω δικαιώματα ανά ρόλο, εγκρίσεις ή ιστορικό αλλαγών. Η ομάδα έχει έτσι ένα σημείο αναφοράς και δεν ψάχνει ποιο αρχείο είναι το σωστό.
Πότε αρκεί ένα εργαλείο BI
Το Power BI, το Tableau ή το Looker μπορεί να είναι η σωστή επιλογή όταν χρειάζεστε ανάλυση και οπτικοποίηση πάνω σε ήδη οργανωμένα δεδομένα. Θα πρότεινα custom εφαρμογή όταν στην ίδια ροή χρειάζονται καταχώριση, εγκρίσεις ή επιστροφή δεδομένων στο σύστημα. Αν η ανάγκη σταματά στα γραφήματα, δεν υπάρχει λόγος να φτιάξετε custom λύση.
Πώς οργανώνω την πρώτη έκδοση
Ξεκινώ από μία αναφορά που χρησιμοποιείτε ήδη και ακολουθώ τη διαδρομή κάθε στοιχείου μέχρι την πηγή του. Καταγράφω τους υπολογισμούς, τις εξαιρέσεις και ποιος χρειάζεται να βλέπει ή να εγκρίνει τι. Μόνο τότε σχεδιάζω την προετοιμασία των δεδομένων και το interface. Στην υλοποίηση χρησιμοποιώ strict TypeScript. Οι αποφάσεις για τα δεδομένα και τη ροή έχουν προηγηθεί. Παραδίδω την εφαρμογή με 30 ημέρες τεχνική εγγύηση.
Πριν οριστεί το έργο
Πώς υπολογίζεται το χρονοδιάγραμμα;
Δεν το καθορίζει μόνο ο αριθμός των οθονών. Χρειάζεται να δω πόσες πηγές υπάρχουν, σε τι κατάσταση βρίσκονται και ποια στοιχεία χρειάζεται σήμερα να συμφωνείτε με το χέρι. Μετά τον τεχνικό έλεγχο οριοθετώ το συγκεκριμένο αντικείμενο έργου και σας δίνω τιμή και χρονοδιάγραμμα.
Μπορεί να χρησιμοποιήσει τα συστήματα που έχουμε;
Ναι, εφόσον οι πηγές προσφέρουν τον απαραίτητο τρόπο πρόσβασης. Το dashboard μπορεί να διαβάζει δεδομένα από βάσεις, API και αρχεία. Στον τεχνικό έλεγχο ξεκαθαρίζω τι μένει εκεί που βρίσκεται και τι χρειάζεται μεταφορά ή μετατροπή.
Πότε δεν χρειάζεται custom dashboard;
Αν ένα οργανωμένο αρχείο Excel καλύπτει τη δουλειά σας και η διαδικασία παραμένει σαφής, κρατήστε το. Το custom αξίζει να εξεταστεί όταν η αναφορά απαιτεί επαναλαμβανόμενη προετοιμασία από πολλές πηγές, διαφορετικά δικαιώματα και εγκρίσεις, ή ένα σημείο όπου η ομάδα βλέπει και χειρίζεται την ίδια πληροφορία.
Ξεκινήστε με την αναφορά που χρησιμοποιείτε σήμερα
Περιγράψτε μου την αναφορά, τις πηγές των δεδομένων της και ποιο μέρος της προετοιμασίας γίνεται με το χέρι. Θα εξετάσω τη ροή και θα σας απαντήσω με τιμή και χρονοδιάγραμμα μέσω email, χωρίς να χρειάζεται κλήση.